نظامنامه پژوهشي پژوهشكده مطالعات مديريت و بهره وري ايران

 

هدف پژوهشكده انجام پژوهش و ترويج علم مديريت و بهره وري (ماده 1 اساسنامه پژوهشكده) هدف نظام پژوهشي پژوهشكده ارتقاي كمي و كيفي و تسهيل در عمليات طرحهاي پژوهشي پژوهشكده وظايف معاونت پژوهشي پژوهشكده طرح ريزي و نظارت بر تهيه، تجميع و ارسال طرحهاي پژوهشي گروههاي پژوهشي پژوهشكده طرح ريزي و نظارت بر انجام طرحهاي تحقيقاتي مصوب پژوهشكده  (بند 1 ماده 8 اساسنامه پژوهشكده) دبيري شوراي پژوهشي پژوهشكده (بند 2-1 اساسنامه پژوهشكده) كمك به بهره گيري از نتايج تحقيقات و پيشرفتهاي علمي در جهت توسعه اهداف پژوهشكده كمك به نشر نتايج تحقيقات و مطالعات پژوهشكده ساير وظايف محوله از سوي رئيس پژوهشكده (تبصره ماده 8 اساسنامه پژوهشكده)

 

تعاريف و اصطلاحات

 

طرح: موضوع تحقيقاتي كلاني است كه جهت نيل به هدف يا اهدافي كلان تعريف و تبيين ميگردد. يك طرح ممكن است در قالب يك يا چند پروژه به اجرا در آيد.

پروژه: موضوع تحقيقاتي كه بر اساس طرح پيشنهادي يا شرح خدمات مورد توافق مجري و كارفرما به اجرا در مي آيد و از مراحل (فازها) زمانبندي و ستاده يا ستاده هايي خاص برخوردار مي باشد.

مجري: شخص حقيقي يا حقوقي است كه اجراي طرح يا پروژه را طي قراردادي بر عهده گيرد.

شوراي راهبري: تركيبي از طرفين مجري و كارفرماست كه هدايت و نظارت كلان بر اجراي صحيح و دقيق طرح يا پروژه را بر عهده دارند.

مدير پروژه: مسئول هدايت و اجراي صحيح و دقيق و علمي طرح يا پروژه مطابق با مفاد قرارداد منعقده في مابين مجري و كارفرما مي باشد.

مدير گروه يا تيم: مسئول هدايت و اجراي صحيح و دقيق و علمي بخشي از طرح يا پروژه مطابق با مفاد قرارداد منعقده في مابين مجري و كارفرما مي باشد. يك پروژه ممكن است در قالب چند گروه يا تيم سازماندهي شود.

كارشناس مسئول: مسئول هدايت و اجراي دقيق و صحيح عملياتي است كه در يك گروه يا تيم تحقيقاتي جهت نيل به هدف يا اهداف گروه به اجرا در مي آيد.

كارشناس: مسئول اجراي عمليات پژوهشي تحت نظر كارشناس مسئول گروه يا تيم مي باشد.

فرآيند كلان انجام طرحهاي پژوهشي پژوهشكده

1- معرفي توانمنديهاي پژوهشي پژوهشكده به مشتريان ، نيازسنجي پژوهشي، دريافت و يا توزيع موضوعات پژوهشي دريافتي از سوي سازمانها يا شوراي پژوهشي بين گروههاي پژوهشي

1-1- درخواست كتبي (شفاهي) سازمان و يا اساتيد جهت انجام پروژه تحقيقاتي

1-2- رئيس مركز درخواست ها را بررسي نموده وبا توجه به آيين نامه داخلي طرحهاي تحقيقاتي گروه پژوهشي و اساتيد و كارشناسان پژوهشي مربوطه ارجاع مي دهد.

2- تهيه طرحهاي پژوهشي مناسب در راستاي اهداف پژوهشكده و ارسال آن به مشتريان جهت بررسي و اظهار نظر نهايي

2-1- گروه پژوهشي و يا مدير طرح يا پروژه ، موضوع را بررسي نموده طرح     پيشنهادي را تنظيم نموده به رئيس مركز ارائه مي نمايد.

2-2- رئيس مركز طرح پيشنهادي را بررسي نموده و در صورت تائيد، طي نامه اي به سازمان مربوطه ارجاع مي دهد.

3- برگزاري جلسات توجيهي و كارشناسي با مشتريان در صورت ضرورت و درخواست آنها

3-1- پس از موافقت سازمان مربوطه با طرح پيشنهادي رئيس مركز به گروه پژوهشي يا  مدير طرح يا پروژه اعلام مي نمايد كه نسبت به تنظيم شرح خدمات، نفر ساعات مورد نياز و مبلغ پيشنهادي و مدت زمان انجام پروژه اقدام نمايد.

3-2- رئيس مركز در صورت تائيد، كليه اطلاعات طرح را به مدير اجرائي ارجاع مي دهد.

4- عقد قرارداد اوليه با مشتريان

4-1- مدير اجرائي نسبت به تنظيم قرارداد پژوهشي اقدام نموده و به رئيس مركز تسليم مي نمايد.

4-2- رئيس مركز در صورت تائيد، نامه مربوطه به ارسال قرارداد را امضاء نموده و به دفتر ارجاع مي دهد.

4-3- متصدي امور دفترنامه را شماره و ثبت نموده و به همراه چهار نسخه قرارداد به سازمان مربوطه ارسال مي نمايد.

4-4- متصدي امور دفتر، پس از دريافت قرارداد امضاء شده از سازمان طرف قرارداد، قرارداد را ثبت و به مدير اجرايي و مسئول حسابداري ارجاع مي دهد.

4-5- مدير داخلي پس از دريافت قرارداد و پيش پرداخت اوليه آن به مدير طرح يا پروژه اطلاع مي دهد كه نسبت به انجام پروژه اقدام نمايند.

4-6- مسئول حسابداري بر اساس روش اجرائي «امور مالي» نسبت به دريافت و پرداختهاي قرارداد منعقده اقدام مي نمايد.

5- همكاري در سازماندهي اجرايي طرحهاي پژوهشي و عقد قراردادهاي لازم با دست اندركاران طرحهاي پژوهشي

6- ثبت اطلاعات لازم در بانك اطلاعات طرحهاي پژوهشي، جهت نظارت كلان بر اجرا و مساعدت در رفع اشكالات احتمالي مطروحه در طي مراحل اجراي طرح و به هنگام نمودن بانك اطلاعاتي طرحهاي پژوهشي پژوهشكده

7- نظارت كلان بر پيشرفت طرحها و دريافت گزارش از روند پروژه ها بر طبق مراحل پيش بيني شده

7-1- مدير طرح يا پروژه نسبت به انجام پروژه تحقيقاتي اقدام و گزارشهاي پيشرفت كار را بر اساس قرارداد به مدير داخلي ارائه مي نمايند.

7-2- مدير اجرائي گزارش كاركرد را به رئيس پژوهشكده (مجري) يا معاونت پژوهشي ارائه نموده و پس از تاييد جهت سازمان طرف قرارداد ارسال مي نمايد.

7-3- مدير اجرائي پس از حصول نتيجه گزارش، نظر سازمان طرف قرارداد را به رئيس پژوهشكده (مجري) و مدير طرح ارائه مي نمايد.

8- دريافت گزارشات نهايي از مديران طرحها و پروژه ها و بهره گيري از آنها در جهت نشر نتايج تحقيقاتي و به هنگام سازي بانك اطلاعاتي پژوهشكده

9- سنجش و ارزيابي موفقيت و رضايتمندي طرحها و پروژه ها از ديدگاه مشتريان

* بندهاي 1 و 2 و 3 و 5 فرآيند فوق در خصوص آن دسته از پروژه هاي پژوهشكده كه از سوي اعضاي هيات علمي خارج از پژوهشكده به پژوهشكده معرفي و توسط آنها به اجرا در مي آيد موضوعيت نداشته و توسط فرد هيات علمي مذكور به اجرا در خواهد آمد.

 

شاخصهاي نيل به هدف نظام پژوهشي پژوهشكده

 

1- تعداد پروپوزالهايي كه طي دوره معين تهيه و ارايه شده است.

2- تعداد ساعات حضور در جلساتي كه صرف مذاكرات مرتبط با طرحهاي پژوهشي طي دوره معين گرديده است.

3- تعداد طرحهايي كه طي دوره معين به قرارداد منجر شده است.

4- تعداد طرحهايي كه طي دوره معين با موفقيت به اتمام رسيده اند.

5- حجم ريالي طرحهايي كه طي دوره معين به قرارداد منجر شده اند.

6- حجم ريالي معادل درصد تكميل طرحها و پروژه ها طي دوره معين.

7- حجم ريالي سود واقعي طرحها و پروژه هاي پژوهشي طي دوره معين

8- ميزان رضايت مشتريان و كارفرمايان از طرحها و پروژه هاي پژوهشي پژوهشكده

9- شاخصهاي تركيبي

 

اهم فرمهاي نظام پژوهشي

 

1- فرم خلاصه اطلاعات طرحها و پروژه هاي پژوهشكده

2- فرم جلسات طرحها و پروژه هاي پژوهشكده

3- فرم خلاصه مكاتبات طرحها و پروژه هاي پژوهشكده

4- فرم وضعيت طرحها و پروژه هاي پژوهشكده

5- فرم نمودار زماني طرحها و پروژه هاي پژوهشكده

6- فرم اقدامات ارجاعي

7- فرم نظرسنجي مشتريان

 

فرمهاي مرتبط با چرخه دمينگ

 

1- طرح ريزي

• فرم خلاصه مكاتبات طرحها و پروژه هاي پژوهشكده

• فرم نمودار زماني طرحها و پروژه هاي پژوهشكده

• قرارداد طرحها و پروژه هاي پژوهشكده

• فرم جلسات طرحها و پروژه هاي پژوهشكده

• فرم مشخصات همكاران طرحها و پروژه هاي پژوهشكده

• فرم خلاصه اطلاعات طرحها و پروژه هاي پژوهشكده

2. نظارت بر اجرا و اقدامات اصلاحي

• فرم خلاصه اطلاعات طرحها و پروژه هاي پژوهشكده

• فرم خلاصه مكاتبات طرحها و پروژه هاي پژوهشكده

• خلاصه اطلاعات دريافتي طرحها و پروژه هاي پژوهشكده

• قرارداد طرحها و پروژه هاي پژوهشكده

• فرم جلسات طرحها و پروژه هاي پژوهشكده

• فرم وضعيت طرحها و پروژه هاي پژوهشكده

• فرم نمودار زماني طرحها و پروژه ها پژوهشكده

• فرم اقدامات ارجاعي

• فرم نظرسنجي از مشتريان

 

تكميل فرمها

 

1- فرم خلاصه اطلاعات طرحها و پروژه ها: در انتهاي هر ماه بطور روتين و يا در صورت نياز رئيس مركز تهيه و تكميل ، تاييد جهت اطلاع به رئيس پژوهشكده، تحويل و پس از رويت بايگاني مي گردد.

2- فرم جلسات طرحها و پروژه ها: در زمان تشكيل شوراي پژوهشي و در صورت برگزاري جلساتي از سوي مركز نزد كارفر يا كارفرما در مركز تكميل ، تاييد و مبناي عمليات و اقدامات بعدي قرار گرفته و بايگاني مي شود. براي هر طرح يا پروژه فرم جلسات خاصي تهيه و در پرونده مربوطه جهت بهره برداري آتي ضميمه مي گردد.

3- فرم خلاصه مكاتبات طرحها و پروژه ها: بطور روتين براي هر طرح يا پروژه تهيه و در پرونده ضميمه مي گردد تا جهت بهره برداري آتي از آنها استفاده بعمل آيد.

4- فرم وضعيت طرحها و پروژه ها: بطور مستمر و با دريافت اطلاعاتي جديد از تغيير وضعيت طرحها و پروژه ها تكميل مي گردد و بطور ماهانه گزارش آن در انتهاي هر ماه به اطلاع رئيس مركز رسانده مي شود و پس از رويت بايگاني مي شود.

5- فرم نمودار زماني طرح يا پروژه: براي هر طرح يا پروژه پس از عقد قرارداد تدارك ديده شده و طي دوره عمر طرح يا پروژه بطور مستمر تكميل تر مي گردد و در انتهاي هر ماه گزارشي از تاخير زماني يا پيشرفت فيزيكي براي رئيس مركز تهيه مي شود.

6- فرم اقدامات ارجاعي: اين فرم كليه موضوعات ارجاعي به معاونت پژوهشي از جمله درخواست مذاكرات يا تهيه پوروپوزال ، برگزاري جلسات عادي ، برگزاري جلسات رفع اشكالات طرحها و پروژه ها ، شكايات و نارضايتهاي مشتريان از طرحها و پروژه هاي در حل اجرا و نظاير آن را در بر مي گيرد. در صورت تاخير در جواب و يا عدم رسيدگي به موضوع ارجاعي در موعد مقرر يا با كيفيتي غير منطبق با موارد مورد نظر اقدامات و رسيدگي بعدي به اجرا درمي آيد.

7- فرم نظرسنجي هاي مشتريان: اين فرم در انتهاي اجراي هر طرح يا پروژه و يا در زمان فسخ و يا توقف طرح يا پروژه تكميل مي گردد تا ارزيابي كلان طرح يا پروژه را ميسر نمايد و پس از تهيه و تكميل و تاييد در سيستم بايگاني گردد.

 

دستورالعمل رسيدگي به شكايات مشتريان

 

1- دريافت شكايت كتبي مشتريان توسط دبيرخانه پژوهشكده

2- ارجاع شكايت كتبي به رئيس مركز و به تبع آن به معاون پژوهشي مركز براي پيگيري لازم

3- ارجاع موضوع به مدير طرح يا پروژه مربوطه جهت انجام اقدامات ضروري

4- برگزاري جلساتي با كارفرما يا مشتري و ارايه بازخور آن به پژوهشكده و يا ارسال جوابيه اي به كارفرما يا مشتري و درج در پرونده طرح يا پروژه مربوطه

5- دريافت بازخور  از  مشتري يا كارفرما در خصوص رسيدگي بعمل آمد

6- انعكاس نتيجه بازخورد جهت بهبود وضعيت اجراي صحيح و دقيق طرحها و پروژه ها

 

سيستم كد گذاري طرحها يا پروژه ها

 

كد طرحها و پروژه هاي مركز كدي 5 رقمي مي باشد ***** كه در آن دو حرف اول از سمت چپ به ماهيت طرح يا پروژه اختصاص يافته است و سه كاراكتر سمت راست نيز به شماره سريال هر طرح يا پروژه در زمينه هاي مرتبط خود اختصاص مي يابد. هر طرح يا پروژه از يكي از ماهيت هاي برخوردار ميگردد:

• مرتبط با موضوع اقتصادي                                               EC ------>  Economics                 

• مرتبط با موضوع مهندسي، بهره وري                               PR ------>  Productivity                               

• مرتبط با مديريت اطلاعات                           IM ------>  Information Management                         

• مرتبط با مديريت                                                    MA ------>  Management   

• مرتبط با ساير موضوعات                                                    OT ------>  Others